相信大家身邊都有聽講過剛畢業或剛入職的同事不小心用了彩色 影印機打印了好多份文件的糗事。亦有一些「慳家」同事最愛使用公司資源，偷一兩件文具不在話下，有些更過份到彩色列印一本又一本厚厚的參考書或兒子的補充練習。如是者，每個月如此高昂的打印成本，中小企可以如何能控制呢？
商用彩色影印機／打印機跟家用機功能和效能相差很遠。即使你很熟悉你家中的打印機，亦不代表你完全懂得使用或控制其他用戶使用商用彩色影印機／打印機的功能。中小企可以透過IT 外判服務，打造適合公司的打印管理方案。坊間亦有些IT公司研發了專利的打印管理軟件。企業可以按需求按月或按年訂閱軟件，價錢和訂閱期限都很靈活和有彈性。選擇合適的打印管理方案後，IT 外判服務公司會派員到公司安裝軟件並提供售後服務和教學，好讓中小企內部IT技術人員懂得如何操作軟件。完成教學後，中小企的IT技術人員可以透過打印管理軟件一次過管理公司全部打印機，控制每位用戶或部門的打印機使用權限和限制用戶彩色列印文件的數目。部份軟件亦提供管理系統追蹤每位員工的列印紀錄，這樣就不怕「大頭蝦」同事和「慳家」同事瘋狂列印彩色文件啦。
